El Memorándum Electrónico en el Ministerio de RREE

En 1999, el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú inició un proceso de modernización y racionalización de su sistema de archivos. Su objetivo es organizar de manera más eficiente los documentos históricos y contemporáneos de la Cancillería, así como administrar los diferentes archivos bajo un mismo criterio profesional. Se inició con la organización de la documentación de gestión agrupándola en los archivos periféricos y se agilizó la gestión documental mediante la aplicación de un Sistema Electrónico de Trámite Documentario. La información de este proceso la pueden encontrar aquí.

Por otro lado, la Dirección General de Gestión de Informática del Ministerio de RREE viene desarrollando el Proyecto SIGIRE (Sistema Integral de Gestión de Información de Relaciones Exteriores), sobre el cual podemos enterarnos acá:

Dentro de este proyecto, encontramos uno interesante: el e-Memo

Memo electrónico – Oficina sin papel

Hace un mes atrás, en un seminario sobre casos de éxito en e-Government auspiciados por una importante firma privada, el e-Memo fue presentado por el Director General de la División de Informática del Ministerio de Relaciones Exteriores, Enrique Gonzales Lohmann. Informó que en el 2005 su entidad inició el proceso de cambio informático. Dentro de esta nueva visión de modernidad los volúmenes de papel que se generaban en nuestra organización eran grandes. Somos un Ministerio sui generis, porque no tenemos un sólo local y es complicado integrar nuestras sedes”, afirmó.
“La visión de modernidad del Ministerio de Relaciones Exteriores comprende la optimización de decisiones, racionalización de recursos, brindar servicios de calidad a los usuarios, preservar el acervo de la entidad, y planificar sistémica y estratégicamente la política exterior”, consideró Gonzales.
El diplomático comentó que los objetivos del e-Memo son mejorar los flujos internos de información, optimizar los recursos, fortalecer la seguridad de la información y mejorar el rendimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Los resultados generados -según el expositor- del e-Memo han sido la validación virtual (eliminación del paradigma de la firma y sello), flujo sin papel (ahorro de recursos, rapidez y seguridad) y responsabilidad (seguimiento y registro detallado de los documentos).

Estas declaraciones y más sobre el evento, se puede encontrar acá.

El Memorándum Electrónico un documento del S. XXI en la Cancillería

Más información sobre el e-Memo lo encontramos en su página web:

La aplicación del memorándum electrónico en el Ministerio de Relaciones Exteriores, ha mejorado notablemente el nivel de comunicación y ha disminuido el tiempo en la toma de conocimiento de la información y en la toma de decisiones, beneficiando indirectamente a los ciudadanos que realizan trámites en el Ministerio. Se ha producido un ahorro notable en el consumo del papel generando recursos para cubrir otras necesidades del sector. Un promedio de 600 usuarios ingresan y participan del sistema en su calidad de registradores, aprobadores, coordinadores y firmantes.

Con esto, el tiempo que requiere un funcionario para tomar conocimiento de la información contenida en un memorándum se ha reducido de 4 horas a tiempo real. Memo electrónico – Oficina sin papel fue el tema que presentó el Director General de la División de Informática del Ministerio de Relaciones Exteriores, Enrique Gonzales Lohmann, quien informó que en el 2005 su entidad inició el proceso de cambio informático. Dentro de esta nueva visión de modernidad los volúmenes de papel que se generaban en nuestra organización eran grandes. Somos un Ministerio sui generis, porque no tenemos un solo local y es complicado integrar nuestras sedes”, afirmó. “La visión de modernidad del Ministerio de Relaciones Exteriores comprende la optimización de decisiones, racionalización de recursos, brindar servicios de calidad a los usuarios, preservar el acervo de la entidad, y planificar sistémica y estratégicamente la política exterior”, consideró Gonzales. El diplomático comentó que los objetivos del e-Memo son mejorar los flujos internos de información, optimizar los recursos, fortalecer la seguridad de la información y mejorar el rendimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores. Los resultados generados -según el expositor- del e-Memo han sido la validación virtual (eliminación del paradigma de la firma y sello), flujo sin papel (ahorro de recursos, rapidez y seguridad) y responsabilidad (seguimiento y registro detallado de los documentos).

Mejores Prácticas Gubernamentales 2007

Como ya informáramos en el post anterior, el 22 de agosto se llevó acabo el Congreso sobre las Mejores Prácticas Gubernamentales. Entre ellas, el Ministerio de Relaciones Exteriores fue premiado por la aplicación institucional del Memorandum Electrónico:

Para conocer más sobre está buena práctica gubernamental podemos observar este documento:

Entre otros puntos del documento, podemos encontrar algunos tips importantes:

Aliados

Los mejores aliados son los propios usuarios del sistema, en el transcurso de su aplicación, se han convertido en los mejores propagandistas de este. Se han recibido algunos comentarios como: al inicio me resistía a escribir mi memorándum en este formato, ahora ya se me hace difícil preparar uno en Word porque en el formato del electrónico, me facilitan listas a las que sólo tengo que dar un clic.

Lecciones aprendidas

-11. La resistencia al cambio puede aminorarse cuando el usuario conoce bien la nueva herramienta. Esto se logra con mucha capacitación y con el seguimiento de los usuarios hasta

-22. La coordinación entre el equipo de trabajo es fundamental para cumplir con el cronograma y las metas señaladas